Los presupuestos de una empresa

Un presupuesto es una herramienta de gestión conformada por un documento en donde se cuantifican pronósticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio.
Los presupuestos se suelen relacionar exclusivamente con los ingresos o egresos que realizará una empresa, sin embargo, podemos hacer uso de estas herramientas para cuantificar pronósticos o previsiones de cualquiera de los elementos de un negocio, por ejemplo, podemos presupuestar los cobros que realizaremos, los pagos de nuestras de deudas, los productos que fabricaremos, los materiales que requeriremos para producir dichos productos, etc.
Los presupuestos son herramientas fundamentales para un negocio ya que nos permiten planificar, coordinar y controlar nuestras operaciones:

• planeación: los presupuestos nos permiten planificar actividades, planificar objetivos, recursos, estrategias, cursos a seguir; anticipándose a los hechos y, por tanto, ayudándonos a reducir la incertidumbre y los cambios.
• coordinación: los presupuestos sirven como guía para coordinar actividades, permitiéndonos armonizar e integrar todas las secciones o áreas del negocio, tanto entre éstas, como con los objetivos de la empresa.
• control: los presupuestos sirven como instrumento de control y evaluación, nos permiten comparar los resultados obtenidos con los presupuestados para que, de ese modo, por ejemplo, saber en qué áreas o actividades existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo obtenido y lo presupuestado).

El sistema presupuestal

Para un mejor uso de los presupuestos, éstos se suelen usar conjunto, en donde todos ellos estén relacionados.
Este conjunto de presupuestos denominado sistema presupuestal o presupuesto maestro, debe empezar siempre con el presupuesto de ventas, que es el presupuesto base a partir del cual se realizarán los demás, en este presupuesto pronosticamos nuestras futuras ventas en términos monetarios.
Luego del presupuesto de ventas, podemos continuar con el presupuesto de cobros, en donde señalaremos los importes a cobrar en las fechas que correspondan; luego, el presupuesto de producción (en el caso de una empresa industrial o productora) o el presupuesto de compras (en el caso de una empresa comercializadora o de servicios); luego, el presupuesto de requerimiento de materia prima, el presupuesto de pagos, de gastos, de pago de la deuda, etc.
Hasta culminar con el presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado), el presupuesto operativo (estado de ganancias y pérdidas proyectado o estado de resultados proyectado), y el presupuesto del balance (balance proyectado).
Veamos a continuación un ejemplo sobre el uso de un sistema presupuestal:
Supongamos que queremos presupuestar las operaciones de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del ejercicio, para lo cual tomamos en consideración los datos del año pasado y los siguientes datos u objetivos previstos:

• proyectamos vender 100 unidades mensuales, que se incrementarán 10% cada mes.
• el precio de venta de cada producto es de US$20.
• el 60% de las ventas es al contado y el saldo al crédito a 30 días.
• las compras son equivalentes a las ventas.
• el 50% de las compras es al contado y el 50% a crédito a 30 días.
• el precio de compra del producto es de US$14.
• se estiman los siguientes gastos administrativos mensuales:
• remuneraciones del personal del área administrativa: US$50
• alquiler del local: US$20
• seguros: US$5
• limpieza y mantenimiento: US$10
• servicios básicos: US$10
• útiles de oficina: US$5
• se estiman los siguientes gastos de ventas mensuales:
• remuneraciones del personal del área de ventas: US$40
• comisiones: US$5
• fletes: US$5
• promoción y publicidad: US$20
• se cuenta con mobiliario y equipo de cómputo los cuales tienen una depreciación mensual de US$10 y US$5 respectivamente.
• el pago de impuestos corresponde al 2% de la utilidad disponible.